Управление проектами. Нюансы.

Люди много по этому поводу читают, ходят на курсы, заканчивают их и получают сертификаты и знания по управлению проектами. Надо признать, что для некоторых «управленцев» получение сертификатов всего лишь способ получения доступа в элитный клуб специалистов по управлению проектами и сертификат успеха. Несмотря на «моду» всего этого процесса, очевидно, что в большинстве своем происходит это от осознания того, что без использования некой «технологии» управления успешно реализовать проекты достаточно непросто. Появление методологий обусловлено необходимостью систематизации имеющегося опыта управления и его оптимизации с целью повышения эффективности всего процесса и снижения издержек. Все методологии управления проектами достаточно хорошо описаны и принципиальных отличий между ними нет. Необходимо понимать, что это всего лишь набор разных технологических приемов и инструментов, правильное применение которых должно привести к желаемому результату. 

Вместе с тем, при реализации проекта возникает достаточно большое количество нюансов, влияющих на результаты прямо или опосредованно и которые необходимо учитывать, как на этапах планирования, так и реализации проекта.

Самый главный нюанс заключается в осознании руководителем проекта необходимости детальности проработки алгоритма реализации проекта начиная с момента принятия решения о его начале. Необходимо понимать, что управление проектом строится абсолютно по тем же принципам, что и управление техническими системами – вы управляете, система реагирует, анализируете реакцию системы и корректируете управляющее воздействие. Поэтому слово алгоритм, по моему мнению, наиболее полно отражает суть всех методов управления. От того, насколько детально будет продуман алгоритм реализации проекта и определены необходимые ресурсы, настолько успешным или нет будет результат. Поэтому чрезвычайно важным является грамотное планирование проекта, путем создания графика его реализации, определяя в нем детально, насколько это возможно, на каждом этапе проекта, перечень необходимых действий и их связь между собой. График – это и есть укрупненный алгоритм решения задачи по достижению поставленных перед проектом целей. Очевидно, что укрупненные графики в виде так называемых «дорожных карт» или «milestones» годятся только для крупного руководства и на ранней стадии развития проекта. Дальше нужны детали. Загубить проект легко, чрезвычайно легко. Достаточно упустить из виду одну задачу, неправильно распределить загрузку, не учесть стоимость ресурса – и вы получаете проект, которому нужен спасательный круг. 

К сожалению, как показывает практика, многие руководители проектов достаточно вольготно относятся к планированию, не пытаясь представить на начальном этапе весь путь реализации проекта. Несомненно, это приводит к колоссальным издержкам впоследствии. Часто неверная оценка продолжительности этапов «дорожной карты» и требуемых ресурсов на этапе формирования проекта приводит в дальнейшем к значительным издержкам в реализации проекта и потере репутации компании. Избежать подобной ситуации позволяет профессионализм команды и взаимодействие с будущими исполнителями на ранней стадии – поскольку именно им придется выполнять реальную работу и именно они знают, сколько времени уйдет на нее. Поэтому чрезвычайно важен еще такой нюанс в управлении проектами, как людские ресурсы, поскольку именно люди выполняют конкретную работу и их профессионализм определяет результат. Поэтому умение ценить людей и заботиться об их профессиональном росте – это такая же необходимость успешной реализации проекта. Поэтому крылатая фраза «Кадры решают все!» как нельзя точна.

В процессе реализации проекта часто сталкиваются со срывом сроков реализации промежуточных этапов, что приводит к необходимости изменения плана и запараллеливанию работ, с тем, чтобы не сдвигать срок окончания всего проекта. Однако при принятии решения необходимо учитывать цену такого решения. Например, часто срывается плановый срок выполнения проектных работ, из-за чего принимается решение о ведении строительных работ параллельно с проектными работами. Очень часто это приводит к значительному удорожанию проекта, поскольку любые корректировки на этапе строительства стоят на порядки дороже корректировок бумаги на этапе проектирования. Поэтому, при принятии решений при реализации проектов, необходимо учитывать и такой нюанс, как целесообразность принятия самого решения и его влияние на весь проект в комплексе задач. 
Следующий нюанс – информационное обеспечение проекта. Для того, чтобы грамотно проектом управлять, необходимо иметь систему сбора информации о ходе реализации проекта, документах, разрабатываемых и используемых на проекте и их доступности всем участникам проекта. Очевидно, что руководитель и все участники проекта принимают решения на основе имеющейся у них информации. Доступность и удобство информации к восприятию позволяет быстро проанализировать ситуацию и при необходимости принять управленческое решение. Не секрет, что большая часть времени управленца идет на поиск необходимой информации. Сюда относится и поиск актуализированного документа нужной версии, и достоверная информация о статусе реализации разных этапов проекта и доступность информации о всех аспектах взаимодействия с участниками проекта, включая нормативно-техническую и нормативно-правовую базы. Таким образом, правильное структурирование информации по проекту и ее доступность, вне зависимости от местоположения ее запрашивающего, является еще одним ключом к успешной реализации проектов. 

Никакое знание технологических приемов управления проектами не поможет исправить ситуацию потери управляемости проекта, если она произошла по причине отсутствия нужной информации в нужное время.

Для любого проекта чрезвычайно важным является своевременное принятие решения и доведение его до всех исполнителей. Уменьшение бюрократических процедур, распределение ответственности и повышение уровня ответственности исполнителей и руководителей более мелкого уровня должно способствовать снижению временных издержек в принятии и реализации решений. Уход од бумажных документов там, где это возможно, и использование электронных средств согласования документов и решений также очень положительно влияет на ход реализации проекта. Отсутствие руководителя или работника на рабочем месте не должно являться препятствием в согласовании документов, необходимых для принятия решений. 

Таким образом, успех проекта зависит от грамотного планирования, учета и своевременного реагирования на большое количество нюансов, возникающих на всех этапах проекта.

Автор статьи: Александр Федорченко, Консультант SGS Kazakhstan Ltd.