Condiciones Generales para Servicios de Certificación
1.GENERAL
1.1 A menos que se acuerde lo contrario y por escrito, todas las ofertas o servicios y todas las relaciones contractuales que resulten entre SGS SA, cualquier empresa filial de SGS SA o cualquiera de sus agentes (cada “SGS”) a cualquier persona que solicite servicios de certificación (el “Cliente”) deben regirse por estas Condiciones Generales.
1.2 Estas Condiciones Generales, y según apliquen, la Propuesta, la Solicitud, los Códigos de Practica, los Términos y Condiciones de la licencia de uso de la Marca de Certificación de SGS, constituyen el total del acuerdo (el “Contrato”) entre el Cliente y SGS con respecto al tema. Salvo de manera contraria establecido, ninguna variación al Contrato será válida a menos que sea acordada por escrito y sea firmada por el Cliente y SGS.
1.3 Cuando un Certificado se emita al Cliente, SGS suministrará los Servicios utilizando el cuidado y la destreza razonables y de acuerdo con los Códigos de Practica del Ente Certificador que estén vigentes en ese momento. Una copia de dicho Código de Practica, y cualquier enmienda a este, que se haga ocasionalmente, será suministrada por el Ente Certificador al Cliente una vez se inicien los Servicios.
2. DEFINICIONES
“Ente Acreditador” significa cualquier organización (bien sea pública o privada) que tenga la autorización de nombrar Entes Certificadores;
“Solicitud“significa la solicitud de servicio por un Cliente;
“Certificado“significa el Certificado emitido por un Ente Certificador competente;
“Ente Certificador” significa cualquier empresa de SGS que tenga la autorización para emitir Certificados;
“Códigos de Practica” significa esos códigos de práctica emitidos por un Ente Certificador de acuerdo con el esquema de certificación correspondiente;
“Propuesta” significa el tipo de servicios a ser prestados por SGS al Cliente.
"Reporte" es un reporte emitido por SGS al Cliente indicando si se hará o no una recomendación para emitir un Certificado.
“Condiciones y Términos de la Licencia de uso de la Marca de Certificación de SGS” significa las condiciones y términos que rigen la licencia de uso de la Marca de Certificación de SGS correspondiente.
3.SERVICIOS
3.1 Estas Condiciones Generales cubren los siguientes servicios (“los Servicios”):
(a) Servicios de Certificación de Sistemas (System Certification Services): calidad, ambiental, seguridad, salud y otras certificaciones en sistemas de gestión de acuerdo con las normas nacionales e internacionales;
(b) Servicios de Certificación de Conformidad de Producto (Product Conformity) de acuerdo con las Directivas EC o legislación nacional y servicios de certificación de producto de acuerdo con documentos normativos no obligatorios, especificaciones o reglamentos técnicos;
(c) Servicios de certificación de Servicios (Service certification) de acuerdo con documentos normativos no obligatorios, especificaciones o reglamentos técnicos;
(d) Servicios de Certificación de Procesos (Process Certification);
(e) Servicios de Certificación de Habilidades (Skills Certification).
3.2 Una vez finalizado un programa de evaluación, SGS preparará y presentará al Cliente un Reporte. Cualquier recomendación suministrada en el Reporte no es vinculante para el Ente Certificador, además, la decisión de emitir un Certificado será discrecional y corresponderá únicamente al Ente Certificador.
3.3 El Cliente reconoce que SGS en ningún caso tomará el lugar del Cliente o cualquier otro tercero, ni al suscribir el Contrato, ni al suministrar los servicios, asimismo reconoce que SGS no lo liberará de ninguna de sus obligaciones, ni asumirá de ninguna manera cualquier obligación del Cliente frente a cualquier tercero o de algún tercero frente al Cliente.
3.4 La certificación, suspensión, retiro o cancelación de un Certificado debe llevarse a cabo de acuerdo con los Códigos de Práctica aplicables.
3.5 SGS puede delegar el desempeño de todo o parte de los Servicios a un agente o a un subcontratista, el Cliente autoriza a SGS para que divulgue toda la información necesaria para tal desempeño a su agente o su subcontratista.
4.OBLIGACIONES DEL CLIENTE
4.1 El Cliente debe asegurarse de que todas las muestras, acceso, asistencia, información, registros, documentación del producto y las instalaciones, estén disponibles para SGS cuando ésta lo requiera, incluyendo la asistencia de personal del Cliente propiamente calificado, competente y autorizado. El Cliente debe además suministrar a SGS, libre de costos, espacio apropiado para llevar a cabo reuniones correspondientes.
4.2 El Cliente reconoce, hasta donde lo permite la ley, que no ha sido inducido a suscribir el Contrato estipulado, ni que se le ha dado garantía, representación, declaración, seguridad, pacto, acuerdo, privilegio o ningún compromiso de ninguna naturaleza más que el que se ha fijado expresamente en estas Condiciones Generales; y que de manera incondicional e irrevocable renuncia a cualquier reclamo, derecho o arreglos que pueda de alguna manera haber tenido relación con estas condiciones generales. Cualquier condición o estipulación incluida en cualquier formato de las regulaciones internas del Cliente o en sus documentos que pretendan agregar o modificar estas Condiciones Generales, no tendrá efecto alguno a menos que sea aceptado expresamente por escrito por SGS.
4.3 El Cliente debe tomar los pasos necesarios para eliminar o remediar cualquier obstáculo o interrupción en el desempeño de los Servicios.
4.4 Para permitirle a SGS cumplir con la legislación que aplica a la salud y seguridad, el Cliente debe suministrarle a SGS toda información disponible en relación con peligros conocidos o potenciales que el personal de SGS pueda encontrar durante su visita. SGS debe tomar todas las medidas razonables para asegurarse de que mientras esté en las instalaciones del Cliente, su personal cumple con todos los reglamentos de salud y seguridad del Cliente, siempre y cuando el Cliente informe debidamente de los mismos a SGS.
4.5 Para la Certificación de Conformidad de Producto bajo la Directiva EC, el Cliente debe cumplir con todas las provisiones de esa Directiva. El cliente solo podrá colocar la Marca de Conformidad EC cuando haya reunido todos los requerimientos.
4.6 El Cliente solo podrá reproducir o publicar extractos de cualquier reporte de SGS si el nombre de SGS no aparece de ninguna manera a menos que el Cliente haya obtenido previa autorización por escrito de SGS. SGS se reserva el derecho de presentar cualquier queja o reclamo en caso de que se presente una violación a esta cláusula o en cualquier caso que SGS considere que el Cliente ha utilizado su nombre de forma abusiva. El Cliente no debe publicar detalles sobre la forma en que SGS realiza, conduce o ejecuta sus operaciones.
4.7 El Cliente debe de manera inmediata informar a SGS de cualquier y todos los cambios en sus instalaciones las cuales puedan afectar su sistema de gestión, su servicio, su producto, su proceso o su habilidad. Cualquier violación a esta obligación de informar puede llevar a la cancelación del Certificado. Además, el cliente está en la obligación de informar a SGS de cualquier no conformidad mayor identificada durante auditorias internas efectuadas por el Cliente, sus socios o autoridades públicas.
5.HONORARIOS Y PAGO
5.1 La cotización por honorarios entregada al Cliente cubre todas las etapas que llevan a la finalización del programa de evaluación o las operaciones y la entrega de un Reporte y la supervisión periódica que SGS llevará a cabo para la manutención del Certificado. Como los honorarios se basan en la tasa que aplique al momento de presentar la Propuesta, SGS se reserva el derecho de incrementar los costos durante el periodo de registro. SGS también podrá incrementar sus honorarios si las instrucciones del Cliente cambian o si se encuentra que no están de acuerdo con los detalles suministrados inicialmente a SGS antes de suministrar la cotización de honorarios relevante. A los Clientes se les notificará de cualquier incremento en los honorarios.
5.2 Honorarios adicionales se cobrarán por operaciones que no estén incluidas en la Propuesta y por el trabajo requerido debido a no conformidades que se hayan identificado. Estas incluirán, sin limitación, los costos que resulten de:
(a) repeticiones de cualquier parte del programa de evaluación, o todo este, o de las operaciones debido a los procedimientos de registro y reglas que no se estén cumpliendo;
(b) trabajo adicional debido a la suspensión, cancelación y / o reinstauración de un Certificado;
(c) reevaluación debido a cambios en el sistema de gestión o productos, procesos o servicios; o
(d) cumplimiento con cualquier citación por documentos o testimonio relacionados al trabajo efectuado por SGS.
5.3 Sin ningún prejuicio a la cláusula 5.2, honorarios adicionales se pagarán a las tasas de cobro de SGS vigentes con respecto a pedidos de emergencia, cancelación de reprogramación de servicios o cualquier repetición total o parcial del programa de evaluación o las operaciones que se requieran como se encuentran estipuladas en el Código de Práctica.
5.4 Una copia de la tarifa de cobro de SGS estará a disposición cuando se solicite.
5.5 A menos que se declare lo contrario, todos los honorarios citados son exclusivos de viajes y costos subsistentes (los cuales serán cobrados al Cliente de acuerdo con la Política de Gastos de Viajes de SGS). Todos los honorarios y cobros adicionales son exclusivos de cualquier Impuesto de Valor Agregado que aplique, Impuesto a la Ventas o impuesto similar del país en cuestión.
5.6 Después de la entrega del Reporte al Cliente, SGS emitirá una factura al Cliente. Las facturas por trabajo adicional serán emitidas una vez se finalice la tarea relevante. A menos que se haya acordado pago por adelantado, todas las facturas se deben cancelar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de cada facturación (la “Fecha de Vencimiento”), independientemente de si la gestión del Cliente o sus Productos califican para ser certificados. El interés de esto será del 1.5% al mes (o cualquier otra tasa que se establezca en la factura) desde la Fecha de Vencimiento hasta, e incluyendo, la fecha en la que se reciba el pago.
5.7 Cualquier uso por parte del Cliente de cualquier Reporte o Certificado o la información contenida dentro de éste es condicional al pronto pago de todos los honorarios y cobros. Además de las soluciones fijadas en el Código de Práctica, SGS se reserva el derecho de cesar o suspender todo el trabajo y / o ocasionar la suspensión o cancelación de cualquier Certificado al Cliente que no cumpla con el pago de una factura.
5.8 El Cliente no tiene derecho a retener o diferir el pago de ningún valor adeudado a SGS por cuenta de alguna disputa que pueda ir en contra de SGS.
5.9 SGS puede elegir tomar acción para obtener el cobro de los honorarios no pagados, en cualquier tribunal que tenga jurisdicción competente.
5.10 El Cliente deberá pagar todos los gastos en que incurrió SGS por este Cobro, incluyendo los honorarios de abogado y gastos relacionados.
6. ALAMACENAMIENTO DE ARCHIVOS
6.1 SGS deberá mantener en su archivo, por el período requerido por el Ente de Acreditación relevante, o por la ley en el país del Ente Certificador, todos los materiales relacionados con el programa de evaluación y programa de supervisión relacionados a ese Certificado.
6.2 Al final del periodo de Archivo, SGS deberá transferir, retener o disponer del material a discreción propia, a menos que reciba instrucción contraria por el Cliente. Los honorarios por llevar a cabo tales instrucciones serán facturados al cliente.
7. REPORTE Y PROPIEDAD DEL CERTIFICADO Y PROPIEDAD INTELECTUAL
Cualquier documento, incluyendo pero no limitando a cualquier Reporte o cualquier Certificado suministrado por SGS y el copyright contenido ahí, es y seguirá siendo propiedad de SGS y el Cliente no deberá alterar o mal representar el contenido de tales documentos de manera alguna. El Cliente tendrá derecho a tomar copias únicamente con propósito interno. Duplicados de los Certificados están disponibles para comunicación externa una vez se soliciten.
8. COMUNICACION
El Cliente podrá promover su certificación de acuerdo con los términos estipulados en los Reglamentos de Uso de Marcas de Certificación correspondientes. El uso del nombre corporativo de SGS o cualquier otra marca registrada con fines de publicidad no está permitido sin previo consentimiento por escrito de SGS.
9. CONFIDENCIALIDAD
9.1 Como reza en la presente, “Información Confidencial” será cualquier información de propiedad oral o por escrito que una parte adquiera de la otra parte al suscribir el Contrato, o la información acerca del negocio de la otra parte; siempre y cuando dicha Información Confidencial no incluya información que (1) sea en adelante bien conocida por el público; (2) haya sido suministrada a la parte que la recibió de manera no confidencial antes del momento de su divulgación por la parte divulgada; (3) sea divulgada a la parte que la recibió por una tercera parte independiente, que haya tenido en derecho de hacer tal divulgación.
9.2 A menos que lo requiera la ley o cualquier ente gubernamental, judicial u otro ente regulador, ninguna parte ni sus agentes o subcontratistas deben usar la Información Confidencial para otros fines diferentes a los descritos en el Contrato, ni deben divulgar la Información Confidencial del otro a ninguna persona o entidad sin previa aprobación por escrito de la otra parte, excepto como expresamente se encuentra en la presente cláusula.
10.DURACION Y TERMINACION
10.1 A menos que se acuerde lo contrario, el Contrato continuará sujeto a los derechos de Terminación que se han fijado en estas Condiciones Generales, por el término expuesto en la Propuesta (el “Termino Inicial”). Una vez venza el Termino Inicial, el Contrato se renovará automáticamente a menos que, y hasta que, cualquiera de las partes notifique a la otra por escrito que el Contrato se terminará, por lo menos tres meses antes del vencimiento del Termino Inicial o con notificación de tres meses en cualquier momento después del Termino Inicial.
10.2 SGS tiene el derecho, en cualquier momento antes de la emisión de un Certificado, de terminar el Contrato si el Cliente está en violación material de sus obligaciones y si después del recibo de notificación de tal violación, si el Cliente no remedia, a satisfacción de SGS, dicha violación dentro de los próximos treinta (30) días.
10.3 Cualquiera de las Partes tiene el derecho de terminar de manera inmediata el suministro de los Servicios en caso de cualquier arreglo con acreedores, bancarrota, insolvencia, declaración en quiebra o cese de negocios por la otra parte.
10.4 A menos que se acuerde lo contrario por escrito, los derechos y obligaciones de las partes, definidos en las cláusulas 8, 9, 12, 13 y 14, deben aplicar a pesar de la finalización de los Servicios o terminación del Contrato.
10.5 En caso de que el Cliente transfiera sus actividades a otra organización, la transferencia del Certificado está sujeta al Ente Certificador, previo consentimiento por escrito de éste. Cuando se haya otorgado dicho consentimiento, el uso del Certificado por dicha nueva organización debe estar sujeto a las condiciones del Contrato.
11.FUERZA MAYOR
Si a SGS le impiden desempeñar o completar cualquier servicio por el cual se ha efectuado el Contrato, y por cualquiera que sea la causa que esté fuera del control de SGS, incluyendo más no limitando por; actos de la naturaleza, guerra, actividad terrorista o acción industrial; la falla de obtener licencias de permisos o registros; enfermedad, muerte o renuncia de personal o falla por parte del Cliente de cumplir con cualquiera de sus obligaciones bajo el Contrato, el Cliente deberá pagar a SGS:
(a) el valor de todos los gastos fallidos efectuados o incurridos;
(b) una proporción de los honorarios acordados igual a la proporción (si alguna) de los servicios que se llevaron a cabo;
SGS debe ser liberada de toda responsabilidad, cualquiera que sea, por el desempeño total o parcial del Servicio requerido.
12.LIMITACION DE RESPONSABILIDAD E INDEMNIZACION
12.1 SGS se compromete a ejercer el debido cuidado y destreza en la prestación de los Servicios y acepta responsabilidad solo en casos de negligencia comprobada.
12.2 Nada en estas Condiciones Generales debe excluir o limitar la responsabilidad de SGS con el Cliente por muerte o lesión personal o por fraude o cualquier otro caso que resulte de la negligencia de SGS por la cual sería ilegal excluir o limitar su responsabilidad.
12.3 Sujeto a la cláusula 12.2, la responsabilidad total de SGS con el Cliente, con respecto a cualquier reclamo por pérdida, daño o gasto de cualquier naturaleza y comoquiera que sea, debe ser limitada con respecto a cualquier evento o serie de eventos conectados a un valor igual a los honorarios pagados a SGS bajo el Contrato (excluyendo el Impuesto de Valor Agregado en él).
12.4 Sujeto a la cláusula 12.2, SGS no tendrá responsabilidad con el Cliente por reclamo o pérdida, daño o gasto, a menos que se inicien procedimientos arbítrales dentro de un año contado a partir de la fecha de la prestación del servicio que dio lugar al reclamo o, en caso de cualquier falta de prestación de servicio, dentro de un año contado a partir de la fecha en la cual dicho servicio debió finalizarse.
12.5 Sujeto a la cláusula 12.2, SGS no será responsable frente al Cliente o frente a ningún tercero por:
(a) cualquier pérdida, daño o gasto que resulte de (i) una falla por parte del Cliente a cumplir con cualquiera de sus obligaciones (ii) cualquier acción tomada o no tomada en base a los Reportes o a los Certificados; y (iii) cualquier resultado incorrecto, Reportes, o Certificados que resulten de información no clara, errada, incompleta, engañosa o falsa, suministrada a SGS;
(b) la pérdida de utilidades, pérdida de producción, pérdida de negocios o costos incurridos por la interrupción del negocio, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades, pérdida de contratos, pérdida de expectativas, pérdida de uso, pérdida de buena voluntad o daño a la reputación, pérdida de ahorros anticipados, costos o gastos incurridos en relación con la retirada de producto, costos o gastos incurridos en la mitigación de pérdida o pérdida y daño que resulte de los reclamos de cualquier tercero (incluyendo, sin limitación alguna, los reclamos por responsabilidad de producto), que pueda sufrir el Cliente; y
(c) cualquier pérdida o daño indirecto o consiguiente de cualquier tipo (caiga o no en los tipos de pérdidas o daños identificados en el literal (b) arriba expuesto).
12.6 Excepto en los casos de negligencia comprobada o fraude por SGS, el Cliente acuerda indemnizar y no responsabilizar a SGS y sus oficiales, empleados, agentes o subcontratistas, por cualquier reclamo (real o amenaza) por un tercero, por pérdida, daño o gasto de cualquier naturaleza incluyendo todos los gastos legales y gastos relacionados y cualesquiera que resulten: (i) relacionados con el desempeño, intento de desempeño o no desempeño de los Servicios o (ii) fuera de o en conexión con el producto, proceso, o servicio del Cliente, relacionados con certificación (incluyendo, sin limitación, los reclamos de responsabilidad de producto).
12.7 Cada parte debe tener el seguro adecuado que cubra sus responsabilidades bajo el Contrato.
13. MISCELANEO
13.1 En caso de que una o más disposiciones de estas Condiciones Generales sean ilegales o imposibles de hacer cumplir, la validez, legalidad, y capacidad de cumplimiento de las disposiciones restantes no deben afectarse o perjudicarse de ninguna manera.
13.2 Excepto como se manifiesta expresamente en estas Condiciones Generales, el Cliente no debe asignar o transferir ninguno de sus derechos en el presente documento, sin el previo consentimiento por escrito por parte de SGS.
13.3 Ninguna de las partes podrá asignar este Contrato sin el previo consentimiento por escrito de la otra Parte; dicho consentimiento no debe ser negado de manera irrazonable. Ninguna asignación debe liberar de cualquier responsabilidad u obligación estipulada en el Contrato, a la persona que asigna.
13.4 Los Contratos (Derechos de Terceros) Acta 1999, no deben aplicar a estas Condiciones Generales al Contrato.
13.5 La Parte que notifique bajo estas Condiciones Generales debe hacerlo por escrito, entregando dicha notificación personalmente o enviándola a través de correo prepagado de primera clase o facsímil, a la dirección de la otra Parte como aparece en la Solicitud. Una notificación se considerará recibida por la otra Parte:
(a) si se entregó personalmente, en la fecha de entrega;
(b) si se envió a través de correo de primera clase, tres (3) días después de la fecha de envío;
(c) si se envió a través de facsímil, a la hora indicada en el mensaje de confirmación de la Parte que lo envía.
13.6 Las Partes reconocen que SGS suministra los Servicios al Cliente como un contratista independiente y que el Contrato no crea una sociedad, agencia, empleo o relación fiduciaria entre SGS y el Cliente.
13.7 Cualquier falla por parte de SGS de exigirle al cliente el desempeño de cualquiera de sus obligaciones bajo estas Condiciones Generales o el Contrato, no debe constituir una renuncia a su derecho de requerir el desempeño de esa o cualquier otra obligación.
14. DISPUTAS
A menos que específicamente se acuerde lo contrario, todas las disputas que resulten de o en conexión con estas Condiciones Generales o el Contrato, deben regirse por las leyes de Inglaterra y deben ser finalmente resueltas bajos las Reglas de Arbitraje de la Cámara de Comercio Internacional (International Chamber of Commerce) por uno o mas árbitros asignados de acuerdo con dichas reglas. El arbitraje se llevará a cabo en Paris (Francia) y debe hacerse en idioma ingles.
Condiciones Generales para certificacion de servicios. Ultima modificacion : Junio 2005